SØG

Hvad er sekretærens opgaver?

For klart at definereFungerende sekretær, du behøver at vide om nogen taler om. Efter alt kan dette indlæg ses i flere vinkler. Kendt for eksempel assistent som kontormedarbejder, generalsekretæren som leder (lederen af) en vis organisation, Secretary of State som embedsmand, sekretæren som en diplomatisk person sekretær af hovedet som medarbejder, og andre muligheder. Oftest med angivelse af stillingen, har i tankerne den medarbejder, der udfører opgaver (opgaver) som direktør i selskabet og de enkelte lederne af dens forretningsenheder. Det viser sig, at hvervet som sekretær i dette tilfælde reduceret til opfyldelsen af ​​enkelte ordrer til organisatoriske og tekniske spørgsmål.

Hvad sekretæren skal vide og skal gøre

sekretæropgaver
Sekretæren skal hver dag udføre følgende funktioner:

  1. Modtag information fra underordnede for overførsel til sin vejleder.
  2. Organiser telefonkommunikationsadministrator. I hans fravær tage information, og derefter bringe det til direktørens opmærksomhed.
  3. Modtag og opbevar optegnelser over telefonbeskeder.
  4. At skabe betingelser for hovedets normale arbejde: at overvåge behovet for kontorartikler og kontorudstyr.
  5. Assist i tilrettelæggelsen af ​​produktionenmøder og møder. At give deltagerne dato, dato og tidspunkt for arrangementet. Indsamle de nødvendige materialer, sikre deltagelsen af ​​de tilstedeværende og holde mødereferatet.
  6. At udføre kontorarbejde hos virksomheden.For at gøre dette skal sekretæren modtage, systematisere indgående korrespondance og videresende den til ledelsen. Derefter på grundlag af det pålagte visum for at overføre dokumenter til eksekutorer under en liste. Sekretærens opgaver omfatter også kontrol over kurset, timingen og resultatet af deres gennemførelse.
  7. Udfør arbejde med udskrivning og reproduktion af dokumenter.
  8. Organiser modtagelse af besøgende til virksomhedens leder og om muligt skabe betingelser for hurtig løsning af problemer.

For at kunne opfylde disse tilsyneladende simple arbejdsopgaver af en sekretær, skal medarbejderen kende:

  • hele sammensætningen af ​​virksomhedens ledelse og dens strukturelle underopdelinger
  • virksomhedens charter, personale og struktur, dets profil, udviklingsmuligheder og specialisering
  • normative dokumenter til korrekt udførelse af kontorarbejde
  • regler for brug af kontorudstyr og kommunikation
  • regler for moms, OT, brandsikkerhed og industriel sanitet
  • regler for tilrettelæggelse af arbejde på arbejdspladsen
  • normative og retsakter, ordrer, beslutninger, ordrer til planlægning, regnskab og kvalitetsstyring af udført arbejde.

kontorist sekretær jobopgaver

Specificitet af kontorist

Hvis det er en mere specifik, smalspecialisering er situationen noget anderledes. Tage for eksempel den kontorlige sekretærs officielle opgaver. I stillingens titel er aspektet af det udførte arbejde klart defineret. Normalt på hver virksomhed er der allerede en officiel instruktion, hvor instruktionerne fra specialisten til registrering er angivet. Hvis der ikke findes en sådan instruktion, så er det bedre at oprette det. For at gøre dette skal du bruge kvalifikationsvejledningen, som har omtrentlige prøver. Derefter skal standardversionen færdiggøres for den specifikke organisation under hensyntagen til specifikationer og interne funktioner. Generelt skal sekretærkonsulentens opgaver klart ses på tre hovedområder:

  1. Arbejde med korrespondance. Modtagelse, behandling på moderne måde og rettidig forsendelse.
  2. Korrekt vedligeholdelse af intern dokumentation.
  3. Registrering, streng bogføring og overførsel af dokumenter til arkivet til opbevaring.

jobsekretærsekretær

Funktioner af referentens arbejde

På nogle virksomheder, sådanet indlæg med en bred vifte af ansvarsområder: fra "help desk" til "assistent direktør". En sådan ekspert skal have en bred vifte af viden og en god ledelse af situationen. Repræsentantens officielle opgaver er lidt udvidet i forbindelse med myndighedens stigning. Generelt er dette sekretærens sædvanlige arbejde, men ordet "referent" gør nogle tilføjelser til standardlisten. Navnlig kan sekretær-korrekturlæseren selvstændigt modtage besøgende på visse problemer. Besidder visse oplysninger, er han i stand til at træffe sine egne beslutninger. Derudover udfører referenten ansvarlige opgaver af hovedet vedrørende organisationens økonomiske aktiviteter (virksomhed). Sommetider er sekretærens referent ansvarlig for vedligeholdelsen af ​​personaldokumenter. Dette gøres kun, når den samlede mængde arbejde giver dig mulighed for at udføre yderligere opgaver.

  • Evaluering: